Het klikt tussen GGz Centraal en Huuskes

29-1-2018

Samenwerking

Kleinschalige zorg

Huuskes en zorginstelling GGz Centraal kwamen samen tot een uitgekiende logistiek voor de maaltijdservice. “Huuskes kookt, wij portioneren, Huuskes brengt rond, wij doen de afwas”, aldus Falco Ligtlee.

Het groentestation

Met een opscheplepel hevelt een medewerker bij het ‘groentestation’ doperwtjes over van grote naar kleinere bakken. Ze draagt een warme witte jas, een plastic schort, een muts en handschoenen. Nadat zij de bakken heeft gewogen, zet zij ze op dienbladen die langzaam aan hem voorbijtrekken op een lopende band. Aan de andere kant van de band schept een medewerker pommes duchesse in bakjes en plaatst die op de dienbladen. Verderop voegt iemand goulash toe. In het assemblagecentrum van GGz Centraal in Amersfoort – De Stoof genaamd – worden de maaltijden samengesteld die cliënten van GGz Centraal een dag later geserveerd zullen krijgen. De ruim 800 cliënten die bij de instelling verblijven, hebben eerder schriftelijk of digitaal aangegeven wat ze graag willen eten.

“Een organisatie verandert steeds, behoeftes veranderen. Daar moeten wij telkens weer op inspelen.”

Falco Ligtlee, Teamleider hotelservices GGz Centraal

Intensieve samenwerking

De groenten, het zetmeel en het vlees worden bereid door Huuskes en in alle vroegte al naar Amersfoort gereden. Terwijl de medewerkers van GGz Centraal de maaltijden portioneren, rijden de chauffeurs van Huuskes hun route langs de verschillende locaties van GGz Centraal om maaltijden en boodschappen weg te brengen die een dag eerder zijn klaargezet. Later op de dag keren ze terug met vuile borden en bakjes die ze op de locaties hebben meegenomen. Die worden dan schoongemaakt door medewerkers van De Stoof.

Falco Ligtlee en zijn collega Yvonne Nieland, hoofd hotelservices bij GGz Centraal, zijn tevreden over de intensieve samenwerking met Huuskes. “Efficiënt voor Huuskes, efficiënt voor ons”, zegt Nieland. “Het loopt gesmeerd zo, en dat zeven dagen week.” Deze samenwerking kwam ruim vijf jaar geleden tot stand na een aanbestedingsprocedure die volgde op de fusie tussen de zorgorganisaties Symfora groep en Meerkanten. Bij het ontstaan van GGz Centraal, een grote instelling voor geestelijke gezondheidszorg in het midden van Nederland, gingen twee keukens op in één assemblagecentrum, op de locatie in Amersfoort. Die keuken bedient alle GGz Centraal-regio’s, te weten die in Eemland, Veluwe en Veluwe Vallei, Flevoland en Gooi- en Vechtstreek.

Nieuwe inkoopmethode

De aanbesteding verliep volgens de toen nieuwe inkoopmethode Best Value Procurement (BVP). Nieland: “Je geeft in slechts een paar pagina’s aan hoe de situatie is, wat je wilt en wat je er financieel voor over hebt. Het is aan de degene die meedoet aan de aanbesteding om met een plan te komen. Wij hadden destijds zeventig leveranciers, waarvan Huuskes er één was. We hebben ze allemaal uitgenodigd deel te nemen. Veertig leveranciers hebben toen een plan gemaakt. Uiteindelijk bleven er drie over – wij kenden hun namen niet, wij wisten alleen wat hun plannen waren. Daaruit is toen de keuze voor Huuskes gemaakt. Je kiest voor de leverancier die het beste bij je past, die weet wat je nodig hebt, die het verhaal snapt. Huuskes snapte ons verhaal. We spreken dezelfde taal; we hebben een klik.” De wijze van aanbesteden leverde GGz Centraal en Huuskes in 2014 de FMN Best Practice Award op. De jury waardeerde onder meer de ‘geïntegreerde aanpak’ met een rol voor de organisatie en de leverancier. Zo komen de chauffeurs van Huuskes op de instellingsterreinen, hebben ze toegang tot afdelingen, waar ze in sommige gevallen maaltijden in de maaltijdkarren plaatsen, en drinken ze een kopje koffie mee met de medewerkers van De Stoof.

Maaltijdkeuze

Cliënten van GGz Centraal maken hun maaltijdkeuze uiterlijk drie dagen (digitaal) of een week (schriftelijk) van te voren kenbaar. Een keuze maken op de dag dat de maaltijd wordt gegeten, is niet mogelijk. En is ook niet wenselijk, volgens Nieland en Ligtlee. Nieland: “Veel cliënten vinden keuzes maken lastig. Ze zijn blij als ze niet hoeven kiezen.” Ligtlee vult aan: “Neem de mensen die gedwongen worden opgenomen. Zij zijn niet bezig met wat ze zullen eten. Zij willen soms zelfs liever helemaal niet eten.” Alle varianten zijn mogelijk: gezamenlijk eten, alleen eten op de eigen kamer, eten in een van de twee restaurants (op een locatie in Eemland en Veluwe en Veluwe Vallei) of zelf koken. “Samen eten is voor sommige cliënten een te zware belasting”, legt Nieland uit. “Of ze samen of individueel eten is niet zo belangrijk. Het belangrijkste is dát ze eten. Bij cliënten die zich voorbereiden op een terugkeer in de maatschappij zie je vaak wel dat ze zelf koken.” De waardering van de cliënten voor de maaltijden van Huuskes is goed, gemiddeld een 7,7, blijkt uit de jaarlijkse maaltijdenquête. “Dat komt overeen met wat we hebben afgesproken. We zijn tevreden”, zegt Nieland.

“We spreken dezelfde taal; we hebben een klik.”

Yvonne Nieland, Joofd hotelservices bij GGz Centraal

Centraal georganiseerd

In het najaar van 2016 hebben het managementteam en de raad van bestuur van GGz Centraal besloten tot de vorming van één centrale facilitaire dienst. Ondersteunende diensten, zoals financiën en administratie, mens en organisatie en ICT zijn al centraal georganiseerd. Daar komt straks het facilitair bedrijf bij. “Als je zaken centraal organiseert, volgens hetzelfde systeem, krijg je meer eenduidigheid. Je kunt zaken efficiënter organiseren en daarmee geld besparen”, zegt Nieland. Die bestuurlijke keuze zal niet direct gevolgen hebben voor de maaltijden, voorzien Nieland en Ligtlee. Die worden immers al centraal samengesteld en vanuit één punt gedistribueerd.

Ligtlee: “Het besluit heeft wel gevolgen voor de logistiek. De vraag is hoe we de logistieke lijnen optimaal kunnen houden. We hebben namelijk te maken gehad met een afbouw van bedden, dus met een dalend aantal maaltijden voor cliënten. De logistieke lijnen worden daardoor niet meer optimaal gebruikt. We proberen ze nu te vullen met goederen uit verschillende logistieke lijnen, bij wijze van proef. Zo nemen chauffeurs van Huuskes al de interne post mee. Eigenlijk lopen we daarmee vooruit op de plannen die worden gemaakt; wat kunnen we nog meer samenvoegen in een rit?” Nieland: “Als we gaan veranderen, zal dat geleidelijk gaan; onze contacten met Huuskes zijn zo intensief dat zij de ontwikkelingen zeker goed zullen kunnen volgen. Huuskes kan dan op tijd anticiperen. Wat de komende jaren ook gaat spelen, is de veroudering van de karren op de groepen, waarin de maaltijden worden opgewarmd. Die noodzaakt ons op termijn na te denken over de assemblage.”

< Terug